Автор: Каждому из нас, наверняка, приходилось сталкиваться с ситуацией, когда на важное письмо не был получен ответ. Иногда это может стать причиной недопонимания, пропущенных возможностей и потерянного времени. Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо знать, как написать повторное письмо, которое гарантированно привлечет внимание получателя и вызовет отклик.
Второй момент, на который следует обратить внимание, – это содержание письма. Повторное письмо не должно быть простым копированием и пересылкой предыдущего сообщения. Необходимо дополнить его новой информацией, обозначить тему письма яснее и более конкретно. Важно также проявить уважение к получателю и привести ясные аргументы, которые могут заинтересовать его и побудить отвечать.
Итак, чтобы написать повторное письмо и получить ответ, нужно правильно подобрать момент, акцентировать внимание на важности и срочности информации, а также представить содержание письма в более конкретной и привлекательной форме. Но не стоит забывать и о тактичности — слишком частые напоминания или навязчивые просьбы могут привести к обратному эффекту. Будьте вежливы и терпеливы, и ваше повторное письмо обязательно найдет своего читателя.
Почему важно написать повторное письмо
Нередко бывает так, что после отправки письма мы ожидаем ответа, но его так и не получаем. В таких ситуациях важно не отчаиваться и написать повторное письмо. Почему это так важно? Давайте разберемся.
1. Возможность привлечь внимание
Повторное письмо может быть необходимо, так как первое письмо могло быть пропущено или затерялось среди множества других сообщений. Написав повторное письмо, вы повышаете вероятность его прочтения и ответа на ваши вопросы.
2. Подчеркнуть важность вопроса
Если вам необходимо быстро получить ответ на важный вопрос или решить проблему, написание повторного письма поможет подчеркнуть его значимость. Это может побудить получателя откликнуться на ваше обращение и решить вашу проблему в более краткие сроки.
Однако, следует помнить о том, что повторные письма нужно отправлять с учетом определенных правил и этикета делового общения. Помните, что ваше вторичное письмо должно быть корректным, тактичным и информативным, чтобы не вызвать раздражение получателя.
Когда отправить повторное письмо
Отправка повторного письма может быть полезной в тех случаях, когда вы не получили ответ на первое письмо или хотите обратить на себя внимание снова. Однако важно выбрать правильное время для отправки повторного письма, чтобы не стать назойливым и не раздражать получателя.
1. Дайте время на ответ
Перед отправкой повторного письма стоит учесть, что получатель может просто не успеть ответить на первое письмо. Дайте ему некоторое время — обычно это примерно неделя. Если в течение этого времени ответ не поступил, можно отправить повторное письмо.
2. Выберите правильный день и время
Выбор дня и времени отправки повторного письма также имеет значение. Не рекомендуется отправлять его в конце рабочего дня, когда получатель уже уставший или занят завершением дел. Лучше выбрать начало рабочей недели или середину дня, когда получатель обычно более доступен и внимателен к электронной почте.
Какой заголовок выбрать для повторного письма
1. Составьте краткое и информативное предложение
Основная цель заголовка – заинтересовать получателя письма и побудить его прочесть его до конца. Постарайтесь включить в заголовок ключевые фразы, которые подытоживают суть вашего письма и подчеркивают его важность.
2. Попытайтесь создать ощущение срочности
Если ваше повторное письмо связано со сроками или срочными вопросами, укажите это в заголовке. Например, используйте фразы вроде Срочно: ответьте, пожалуйста, до 10-ти часов или Напоминание о встрече завтра. Это позволит получателю понять, что ваше письмо требует незамедлительного внимания.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете выбрать наиболее подходящий заголовок для повторного письма и увеличить вероятность получения ответа.
Как составить корректное обращение в повторном письме
Когда вам необходимо написать повторное письмо и получить ответ, важно правильно сформулировать обращение, чтобы привлечь внимание получателя и увеличить шансы на получение ответа. Вот несколько полезных советов:
1. Укажите предыдущее письмо в теме
Если вы отправляете повторное письмо в ответ на предыдущую переписку, укажите тему этого письма в своем обращении. Например, вы можете использовать фразу Повторное письмо: [тема предыдущего письма]. Это поможет получателю понять, что вы вспомнили о предыдущей переписке и продолжаете ожидать ответа.
2. Сделайте краткое введение
В начале повторного письма сделайте краткое введение, напомнив получателю о предыдущей переписке и предмете вашего обращения. Например, Добрый день, я хотел бы обратить ваше внимание на наше предыдущее письмо от [дата], в котором мы обсуждали [тема].
3. Выражайте вежливость и уважение
Велика вероятность, что получатель не ответил на ваше предыдущее письмо по какой-то причине. Чтобы не задеть его и снова привлечь внимание, выражайте свою вежливость и уважение в своем обращении. Используйте фразы, такие как Пожалуйста, прокомментируйте, Я буду очень благодарен, если вы могли бы ответить на этот вопрос или Если у вас появились любые новости, пожалуйста, сообщите мне.
4. Поблагодарите в заключении
Не забудьте поблагодарить получателя в заключении письма за его внимание и время. Используйте фразы, такие как Спасибо заранее за ваше внимание или Я очень ценю ваше отношение и буду благодарен за ответ.
Следуя этим советам, вы сможете составить корректное обращение в повторном письме, которое увеличит вероятность получения ответа.
Как сформулировать основную проблему/вопрос в повторном письме
Вот несколько советов, которые помогут вам сформулировать основную проблему/вопрос в повторном письме:
1. Будьте краткими и конкретными
Избегайте длинных и запутанных предложений. Сформулируйте свою проблему или вопрос ясно и понятно, чтобы получатель мог быстро понять, о чем идет речь.
2. Укажите суть проблемы или вопроса
В первом предложении повторного письма укажите суть проблемы или вопроса. Например, Я пишу вам снова, чтобы обсудить наше предыдущее письмо и решить проблему с оплатой.
3. Уточните ожидаемый ответ
В своем повторном письме укажите, какой конкретный ответ вы ожидаете от получателя. Например, Пожалуйста, дайте мне знать, когда можно ожидать решения проблемы с оплатой.
4. Поставьте вопрос
Закончите свое повторное письмо вопросом, чтобы получатель четко понял, что от него требуется. Например, Можете ли вы подтвердить, что получили мое предыдущее письмо и какие дополнительные документы вам потребовались для решения проблемы с оплатой?
При соблюдении этих советов вы сможете сформулировать основную проблему или вопрос в повторном письме эффективно и привлекательно для получателя.
Как дать срочность повторному письму
|
Чтобы дать срочность повторному письму и увеличить шансы на получение ответа, следуйте этим рекомендациям:
|
Как добавить персонализацию в повторное письмо
Чтобы увеличить вероятность получения ответа на повторное письмо, очень важно добавить персонализацию. Это позволяет показать ваше внимание к адресату и делает письмо более привлекательным и значимым для него.
Вот несколько способов, как добавить персональные элементы в свое повторное письмо:
1. Используйте имя адресата в приветствии: Начните письмо с уникального приветствия, в котором будет упомянуто имя получателя. Например, вы можете написать: Привет, [Имя получателя]!. Это создаст ощущение индивидуального обращения и покажет вашу заботу о получателе.
2. Указывайте конкретную информацию о предыдущем контакте: Второе письмо должно содержать ссылки на предыдущую переписку или информацию о вашем предыдущем обсуждении с получателем. Например, вы можете написать: Недавно мы обсуждали [тему] и я хотел бы вернуться к этой теме со следующими деталями…. Это позволит получателю легче вспомнить вас и контекст вашего общения.
3. Добавьте дополнительную личную нотку: В зависимости от контекста и вашей взаимосвязи с получателем, вы можете добавить небольшую личную нотку. Например, вы можете упомянуть о совместных интересах или событиях, которые связывают вас с получателем. Это создаст более теплую и доверительную атмосферу, что может сподвигнуть получателя откликнуться на ваше письмо.
4. Подчеркните преимущества и выгоды для получателя: В своем повторном письме обязательно подчеркните, как получатель может выиграть от вашего предложения или сотрудничества. Опишите реальные выгоды или результаты, которые он может получить в случае, если ответит на ваше письмо. Это поможет увеличить мотивацию получателя и вызвать интерес к вашему предложению.
Не забывайте, что персонализация — это искусство находить баланс между вниманием к получателю и сохранением профессиональности вашего письма. Старайтесь не быть слишком навязчивыми или излишне личными, чтобы не вызывать у получателя дискомфорт или сомнения в ваших намерениях.
Как использовать Call-to-Action в повторном письме
Заголовки и тексты рассылок имеют большое значение для того, чтобы заинтересовать получателя и получить ответ на свое письмо. Однако не менее важно использовать в письме Call-to-Action элементы, которые побуждают получателя к действию.
1. Понятный и заметный CTA
В повторном письме CTA должен быть ясно и лаконично сформулирован, чтобы получатель сразу понял, какое действие от него требуется. Сделайте его отличающимся от обычного текста: используйте яркий цвет, жирный шрифт или кнопку.
Примеры CTA фраз, которые можно использовать:
- Ответить на это письмо
- Перейти по ссылке
- Заполнить форму
- Заказать товар
- Получить скидку
2. Создание чувства срочности
Чтобы заинтересовать получателя и получить ответ, второе письмо должно содержать элемент срочности. Например, укажите на то, что предложение ограничено по времени или количество товара ограничено. Это подтолкнет получателя к действию и увеличит вероятность получить ответ на ваше письмо.
Примеры фраз для создания чувства срочности:
- Предложение действует только сегодня
- Товар заканчивается. Спешите оформить заказ!
- Успейте воспользоваться эксклюзивной скидкой
- Только для первых 50 заказчиков
Использование Call-to-Action в повторном письме поможет привлечь внимание получателя и повысить вероятность получить ответ на ваше письмо. Не забывайте о ясности и срочности в сформулировке CTA элементов, чтобы максимально мотивировать получателя к действию.
Как сделать повторное письмо легко читаемым
Когда вы отправляете повторное письмо, важно сделать его легко читаемым для получателя. Вот несколько способов, которые помогут вам достичь этой цели.
1. Используйте короткие абзацы и параграфы
Разбивайте текст на короткие абзацы и параграфы, чтобы он выглядел более удобочитаемым и легче воспринимался. Длинные абзацы могут отпугнуть читателя и сделать письмо менее привлекательным.
2. Выделите ключевую информацию
Чтобы повторное письмо было легче читать, выделите ключевую информацию с помощью жирного или курсивного начертания. Это поможет получателю быстрее найти нужную информацию и сфокусироваться на самом важном.
Пример: Просим вас обратить внимание на следующую информацию:
Важное сообщение: Событие будет проходить на новом месте.
Остальные изменения можно узнать на нашем сайте.
Рекомендуем вам принять меры заранее.
3. Используйте списки и маркированные пункты
Списки и маркированные пункты помогут упорядочить информацию и сделать ее более структурированной. Это позволит получателю быстрее просмотреть содержание письма и найти нужную информацию.
Пример:
Изменения в расписании:
- Изменение даты проведения мероприятия с 10 июня на 15 июня;
- Изменение времени начала мероприятия с 14:00 на 16:00;
- Изменение места проведения мероприятия с конгресс-центра на городской парк.
Спасибо за внимание. Если у вас есть еще вопросы, не стесняйтесь обращаться к нам.
Как завершить повторное письмо с призывом к действию
1. Быть ясным и прямым. В завершении письма необходимо понятно указать, какое именно действие ожидается от адресата.
2. Создать чувство срочности. Важно подчеркнуть, что ответ или действие нужно получить в определенный срок, чтобы не упустить возможность или время.
3. Показать выгоду для адресата. В идеале, действие, которое вы предлагаете, должно быть выгодным для получателя письма. Убедитесь, что он понимает, как он может извлечь пользу из вашего предложения.
4. Дать четкие инструкции о том, как осуществить предлагаемое действие. Укажите адресата на способы связи, которые ему нужно использовать, или на следующие шаги, которые он должен предпринять.
5. Поблагодарить адресата за его время и внимание к вашему письму. Вежливо заключите вашу корреспонденцию и выразите свою благодарность за его потраченное время.
6. Подчеркнуть готовность к дальнейшему общению. Выразите свою готовность ответить на все дополнительные вопросы или предоставить дополнительную информацию, если это необходимо.
Закрыть ваше повторное письмо с призывом к действию в соответствии с этими рекомендациями поможет увеличить вероятность получения ответа и достижения ваших целей.
